7 Mentiras que le han dicho sobre Gestión de Procesos

Falsos conceptos que hacen que los procesos sean inútiles, improductivos y cero rentables, pero que en muchas organizaciones funcionan como buenas prácticas, veamos 7 patrañas que nos pueden traer dolores de cabeza.


1. Tener "documentación" garantiza el ciclo de vida de un proceso

La documentación es uno de los componentes de un proceso sin embargo no indica su éxito, ya que lo que aporta eficiencia a un proceso es el porcentaje de adherencia durante la ejecución de un proyecto, es decir, el hecho de que haya documentación que "respalde" no indica que se están llevando a cabo los procesos. Esta mentira realmente son dos falacias en una, revisa el numeral 2.

2. Ciclo de vida del proceso

El numeral 1 se refería a la eficiencia del proceso, no obstante el ciclo de vida del proceso corresponde a modelado, análisis, diseño e implementación, lo cual indica que no tiene relación la eficiencia del proceso con su ciclo de vida. 

3. Hacer procesos para cumplir con lo que diga una Dirección/Gerencia/Departamento

Esto es exactamente trabajar en silos, pues lo que "diga" una Dirección puede que no siempre esté alineado con la estrategia de negocio y las actividades que se lleven a cabo fuera de dicha Gerencia, ya que existe la posibilidad de que la burocracia de las jerarquías, la guerra de egos, la duplicidad de tareas u otros factores están sin duda eliminando valor al proceso. Un proceso no debe satisfacer los caprichos de una gerencia sino las necesidades de un negocio.


4. Evaluar/auditar procesos y proyectos por separado

Así como suena no tiene sentido, sin embargo existe. Los proyectos son los que van a ejecutar los procesos, de manera que es absurdo hacer ésta separación. Los procesos IT se diseñaron para que los proyectos tuviesen buenas prácticas, así que si le dicen esto no deje que entre a su subconsciente!

5. Dos o más procesos pueden tener tareas y objetivos en común

Si realmente son comunes hay dos posibilidades: Se está duplicando información, o sencillamente se puede unificar el proceso. Si es posible unificarlo analice si se trata de un proceso de alto nivel o un subproceso, de ser éste último determine si es embebido o reutilizable,  en consecuencia defina bien el inicio y el fin, los responsables, identifique al product owner, asegúrese de su alcance y del objetivo que busca para el negocio.

6. Todo proceso "debe" tener subprocesos

Erróneamente está la creencia de que un proceso es una concatenación de subprocesos, evidentemente se mal interpreta no sólo el concepto de Proceso sino que se mal utiliza, por ende los subprocesos son una consecuencia del mal uso. Un SubProceso representa una Actividad compuesta, significa que su trabajo puede dividirse en un nivel más fino de detalle (por ejemplo, otro Proceso). De esta forma, es posible obtener un modelo de Proceso “jerárquico” con diferentes niveles de detalle en cada nivel.

7. Las auditorías hacen mejoras

Las auditorías determinan el nivel de cumplimiento de un proceso, es decir su eficiencia. Los resultados de ésta se usan para tomar decisiones de mejora y rendimiento, pero no genera una mejora por sí misma, para eso determine un plan de mejora continúa con el cual la auditoría sea una herramienta para obtener información.

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7 Mentiras que le han dicho sobre Gestión de Procesos 7 Mentiras que le han dicho sobre Gestión de Procesos Reviewed by nicolpinilla on 15 agosto Rating: 5

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