4 Tips para Relevar Procesos

Para algunos roles dedicados a ingeniería y gestión de procesos, relevar se limita a tomar un proceso, dibujarlo y a su juicio quitar las tareas que implican algún desperdicio, luego comunicarlo para que los stakeholders lleven a cabo su "nuevo diseño", en otras palabras asumen el proceso actual y generan una mejora fundamentada en el capricho.
El relevamiento de procesos de negocio y procesos IT, requieren el mismo rigor y criterio que una elicitación de requerimientos en ingenierÌa de software.

Para algunos roles dedicados a ingeniería y gestión de procesos, relevar se limita a tomar un proceso, dibujarlo y a su juicio quitar las tareas que implican algún desperdicio, luego comunicarlo para que los stakeholders lleven a cabo su "nuevo diseño", en otras palabras asumen el proceso actual y generan una mejora fundamentada en el capricho. Posteriormente, con frustración indican que nadie sigue los procesos y que la empresa no tiene la cultura para mejorar sus prácticas. Para mi esto es un absurdo total! Están dejando de lado muchos factores clave, de los cuales expongo los que a mi punto de vista son indefectibles al momento de hacer los famosos relevamientos o levantamientos de información:

Escuchar para analizar, no para responder. 

En algún lugar del universo leí esa frase, y me parece útil en este caso, muchos analistas NO escuchan a las personas que están implicadas en un proceso, sino que se restringen por un concepto dañino "de que ellos tienen la razón porque saben de procesos"; por lo cual no interpretan las necesidades reales que tiene ese proceso, en esa empresa y en esa industria, sino que adaptan sus ideas preconcebidas a todo lo que implique proceso, lo cual genera un mundo improbable que sólo funciona en la cabeza de quien está "relevando".

Negociar en medio de la burocracia 

Oh por Dios! He presenciado muchos casos en los que existen muchos "process owner" asignados a un mismo proceso, lo cual genera incomprensión de la realidad y por lo tanto constantes cambios por parte estos "caciques", que deseando ver sus antojos dentro del maravilloso flujo de solución que estamos generando, no controlan los egos y los traducen a definiciones de su conveniencia dentro de la organización. 

Para esto es indispensable llegar a un acuerdo durante la recolección de información, en el que podamos unificar los criterios de todas éstas personas que por alguna razón sienten que son propietarios. Sentarlos a todos en una misma mesa, les va a ampliar el panorama que tienen frente al mismo proceso, ayudar· a aclarar el alcance, las tareas y los roles que están implicados. De paso se elimina el capricho del desperdicio y la politización :)

Usar una o varias técnicas de elicitación

Para examinar y definir los procesos, podemos usar una combinación de técnicas complementarias de elicitación. Factores como el dominio del negocio, la cultura y el ambiente corporativo, y los entregables del proceso, son una guía para decidir cuáles técnicas deben ser utilizadas. A continuación dejo algunas sugerencias del BaBoK.

Técnicas de Elicitacion, Relevamiento

Preparar, dirigir y documentar

Siempre que se haga un relevamiento debe estar claro el alcance, los stakeholders, y la relevancia del proceso dentro del de negocio; de manera que tanto el analista como los entrevistados apunten a la optimización de los recursos en función del objetivo planteado. Por último se debe documentar el relevamiento mediante fotos, grabaciones de video o audio, documentos que proporcionen los entrevistados, minutas, etc.

Tienes algún otro factor clave al momento de relevar? Comenta!!




4 Tips para Relevar Procesos 4 Tips para Relevar Procesos Reviewed by nicolpinilla on 05 agosto Rating: 5

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