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Herramientas de Gestión de Proyectos: 7 Características que Debe Buscar

¿Cómo puede elegir las herramientas correctas de administración de proyectos para su equipo? Esto es lo que debe buscar.


Alguien dijo una vez: "Cualquier herramienta que te obligue a cambiar la forma en que haces tu trabajo solo para acomodar la herramienta... es una herramienta que no debes usar". Tenía razón: las herramientas deberían mejorar su capacidad para realizar su trabajo de la manera más eficiente y efectiva posible sin forzarlo a adoptar prácticas nuevas (peores) solo para que pueda usar la herramienta.

Por más buena que sea una herramienta, ella no puede pensar por usted!

La gestión de proyectos como práctica se ha desarrollado durante años. Y todas esas herramientas son una progresión natural de las técnicas comprobadas por el tiempo de los administradores anteriores.

Hable con cualquiera que construya productos digitales y ellos le dirán lo mismo: las herramientas son solo herramientas. Es lo que hace con ellas lo que importa.

Es por eso que saber qué herramientas de administración de proyectos utilizan los mejores equipos es solo una pequeña parte de la ecuación. Para beneficiarse realmente de un sistema de gestión de proyectos, no solo debe saber qué usar, sino cómo usarlo y que lo mantenga productivo y feliz.

Por lo tanto, echemos un vistazo a las funciones principales de la herramienta de administración de proyectos que requieren todos estos equipos, y cómo puede usarlas en su propia empresa. 

1. Capacidad de soportar el crecimiento del proyecto y la empresa

La gestión adecuada del proyecto comienza con saber y ser capaz de ver en qué está trabajando todo el mundo de una vez para que pueda encajar las piezas a medida que avanza su proyecto. Para obtener esa vista de pájaro tan importante, necesita una herramienta con administración de tareas  organizada, altamente configurable y que pueda escalar a medida que su empresa y sus proyectos se expandan.

2. Planificación flexible para la gestión de proyectos Agile y Cascada

Su herramienta tampoco debe limitar  la forma en que administra los proyectos. Ya sea que esté haciendo una gestión ágil de proyectos con Scrum y Kanban, o planeando secuencialmente usando un modelo de cascada más tradicional, su software no debe dictar cómo trabaja.

Busque una herramienta que le brinde una forma rápida de diseñar y rastrear los sprints (o tareas que completará en secuencia), así como una forma visual de ver el progreso de su proyecto, como un tablero estilo Kanban.

3. Hitos claros y transparentes para seguir el progreso

Cuando el famoso consultor de gestión Peter Drucker dijo: "Lo que se mide, se mejora", podría haber estado hablando del futuro del software de gestión de proyectos. Para asegurarse de que está mejorando y creciendo, necesita tener una visión clara de los hitos del proyecto que ha alcanzado y la capacidad de seguir los problemas para que pueda corregir el curso antes de que haya ido demasiado lejos.

Busque herramientas que le permitan construir una "hoja de ruta" más grande de su proyecto y realizar un seguimiento de los hitos clave. De esta forma, puede realizar un seguimiento de las tareas dentro del contexto más amplio de su proyecto y asegurarse de que lo que está haciendo en tiempo real.


4. Colaborativa

La comunicación es el núcleo de la colaboración y ejecución de un proyecto. Pero el cambio de contexto y el ir y venir entre las diferentes aplicaciones pueden ralentizar las cosas o confundir la situación. Si bien no todas las herramientas de administración de proyectos ofrecen buenas opciones de comunicación, las que sí le dan una ventaja adicional de mantener todas las conversaciones relevantes en el lugar correcto.

Lo importante es actualizar a todos sin interrumpir su flujo de trabajo.

5. Fácil acceso a documentos y archivos

Busque una herramienta que le permita cargar y almacenar archivos donde se necesiten, ya sea que estén adjuntos a una tarea, issue o bug. Y una vez que estén listos, asegúrese de que su herramienta se sincronice con todos sus compañeros de equipo y dispositivos para garantizar que siempre tenga acceso a lo que necesita, cuando lo necesite.

6. Integraciones amigables con el tech team

Busque herramientas con integraciones ajustadas con repositorios alojados de Git y Subversion, así como permisos de función para limitar el acceso solo a aquellos que saben con qué están trabajando.

7. Visualización de avance y pronósticos del proyecto

La gestión requiere informar el estado real del proyecto. Esto significa tener certeza de la eficiencia y si está en camino de cumplir sus objetivos a tiempo y dentro del presupuesto.

Busque herramientas que no solo ofrezcan  un seguimiento preciso del tiempo, sino que le permita comprender ese momento visualizándolo en períodos específicos y correlacionándolo con sus estimaciones. Esta es también una característica esencial si va a facturar clientes por hora o si desea poder mostrarles cuánto trabajo se ha realizado.


Adicionalmente tenga en cuenta

  • Flexibilidad en la forma de configurar y asignar tareas, incluida la configuración de plazos, la prioridad y el etiquetado de los compañeros de equipo
  • Controlar quién puede trabajar en qué tareas a través de permisos basados ​​en roles
  • Despeje los flujos de trabajo definidos por roles y proyectos para asegurarse de que las personas adecuadas sepan qué hacer y puedan hacer su trabajo
  • La herramienta adecuada para usted tiene características que funcionan con su flujo de trabajo, se integra con el resto de su pila y le da retroalimentación sobre el progreso del proyecto
Si está considerando un cambio o está buscando algo nuevo, eche un vistazo a las características enumeradas anteriormente y asegúrese de que la herramienta que elija puede marcar todas las casillas.



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