Buscar en este blog

martes

Cómo usar el Design Thinking en Procesos?

No es una corriente filosófica ni una nueva secta industrial a la que todos están acudiendo en busca de alternativas para innovar en los procesos. El Design Thinking es una metodología que promueve el desarrollo de una cultura creativa e innovadora en las organizaciones.



El Design Thinking o Pensamiento de Diseño es una metodología que contribuye con la resolución de problemas, y es aplicable a cualquier ámbito que requiera un enfoque creativo. Pero de qué forma es aplicable a la Gestión de Procesos si algunos consideran que no se requiere creatividad para su diseño y ejecución? La respuesta transciende conforme a la cultura de cada organización, depende cómo vean a las personas y cómo las relacionen con los procesos y el negocio.

Un entorno donde la creatividad sea parte de la cultura organizacional, generalmente está ligado al respeto por las personas y las necesidades generadas en su trabajo, allí los procesos son vistos como un sistema útil que hace activa y motivante la labor de cada miembro. Este ámbito requiere de una estructura dinámica que permita iterar contínuamente, con el fin de encontrar soluciones que satisfagan los cambios de la organización conforme a los vientos del negocio. Por esta razón se requiere una organización con compuertas permeables a la creatividad y con adaptabilidad a los cambios.

En cambio una organización que ve a las personas como simples recursos y a los procesos como normativas inflexibles, está condenada a luchar subyugada respecto a los cambios que demanda un mercado lleno de fluctuaciones, teniendo como única herramienta la tozudez con la que responde ante cualquier eventualidad en sus procesos.

Cómo los pasos elementales del Design Thinking nos puede ayudar en el diseño de procesos?


Empatizar

Investiga y releva los procesos basándose no sólo en los requerimientos del negocio, sino también en las personas que intervienen en él, de este modo logrando comprender el contexto de su trabajo respecto a la dinámica diaria del negocio, ya que el diseño de procesos busca resolver problemas que no son propios sino de otras personas, por ello se debe considerar lo que es importante para ellos. Esto hace que los procesos estén sujetos a la realidad que vive la gente día a día, y no al sacro mandato y fuera de contexto de un área.

Definir

Aquí viene el diseño del proceso basándose en lo aprendido del usuario y su contexto (el contexto incluye los requerimientos del negocio), en esta instancia el área de procesos conoce como propia la problemática que quieren resolver y 'organizar' mediante el proceso que están rediseñando. Debe cumplir con ciertos criterios para que funcione correctamente:

  • Enmarcar un inicio y un final preciso
  • Utilidad y funcionalidad del proceso
  • Criterios de evaluación del proceso
  • Que capture el contexto de las personas y que este satisfaga los problemas actuales
  • Debe generar valor al negocio (Los procesos que a la gente le parece que no agregan valor, son aquellos que nadie quiere cumplir)

Idear

Una vez hallado una especie de alcance del problema, se buscan generar tareas que logren avanzar hacia el objetivo de negocio, haciendo uso de herramientas, conocimiento y los perfiles involucrados en la transformación de valor. Aquí se vale todo para generar alternativas que se conviertan en posibles soluciones derivadas un un Proceso: Brainstorming, storyboard, mindmaps, croquis, diagramas, etc.

Prototipar

Aquí se generan modelos tangibles con las soluciones, a fin de que puedan responder preguntas que nos acerquen a la solución final. Para esto los post-it pegados en un pizarron son de gran ayuda, ya que gráficamente podemos ver expuesto tan el problema como la solución. Cómo ayuda el prototipado de un proceso?

  • Unificar criterios e ideas
  • Comprensión en la secuencia lógica de tareas para resolver un problema (un futuro proceso)
  • Ayuda en el intercambio de ideas. Los usuarios del proceso podrán entender la propuesta del nuevo proceso antes de que envíen actualizaciones en textos de 40 hojas.
  • Para cometer errores a muy bajo costo (se ahorran muchas, muchísimas horas de esfuerzo del área de Procesos antes de dar por hecho un Proceso)
  • ayudar a identificar variables del problema que se pueden evaluar y arreglar tempranamente


Testear

Qué lindo es tener opiniones y feedback de los usuarios antes de la aprobación e implementación!! Las personas que fueron parte del relevamiento del proceso, es decir aquellas que contaron su problemática podrán ayudar a refinar la solución de un proceso que sea útil tanto para el negocio como para ellas. Eso es productividad! Es costosísimo implementar un proceso y luego de 3 o 4 meses darse cuenta que es bastante inútil :(

De éstas iteraciones saldrá una solución rentable para todas las partes, donde habrá valido la pena el esfuerzo e involucramiento de todos los que participaron en la solución.

Tu organización está involucrada con una cultura creativa que adapta sus procesos, o aún estás en la lucha de conseguirlo? Comenta!

Te fue útil este post? Suscríbete al blog para seguir recibiendo más artículos!



1 comentario:

  1. Wow muy revelador! Pero lo veo poco probable si la cultura no es innovadora.
    Saludos desde Lima.

    ResponderEliminar