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¿Cómo Difundir los Procesos en la Organización?

A quien no le ha pasado que el equipo de procesos trabaja arduamente para analizar información y plantearla en un diseño, pero al querer mostrarlo a la organización saturan a los empleados con documentos de 30 hojas y más? Bueno, sigue leyendo y mira estas 4 ideas para informar los procesos.



1. Infografías

Esta opción no requiere usar tiempo completo a un diseñador para plasmar el contenido de un proceso complejo en una infografía sencilla. Todo equipo tiene un creativo que con herramientas como www.Piktochart.com o www.easel.ly, puede hacer trabajos asombrosos que informan los cambios en los procesos e incluso pueden mostrar todo un proceso de una forma bastante espontánea y descontracturada.

Las personas que deben seguir los procesos están saturadas de información durante el día, un flyer directo y conciso enviado a su mail y publicado en el tablero de la cocina, puede ayudar incluso a que el equipo de procesos se vea diferente dentro de la organización, me refiero a que siempre es visto como cuadriculado y poco flexible. Un poco color traerá esa frescura que necesitan dentro de la compañía.

Visualiza éstas tres de muchas infografías que creé para una organización.

  

2. Videos con historias cortas

Crear historias cortas que conecten con las emociones de las personas, nos puede ayudar a 'vender' las novedades del área, haciendo que se las personas se identifiquen con el trabajo que se ha realizado para ellos. Una manera de mostrarlo es mediante videos.

Videos de 40 minutos para mostrar algo que se debería entender en menos de un minuto? Si la duración es mayor a uno o dos minutos algo anda mal. Un video debe acaparar la atención con frases cortas y sencillas, mostrar imagenes que alimenten la explicación de manera que el receptor no distraiga alguno de sus sentidos y se pierda el mensaje. Un ejemplo claro nos lo da la web de recursos de Rally, donde explican de manera sencilla: metodología y herramienta.

Una buena herramienta para este fin es www.Powtoon.com, necesita un trabajo dedicado pero los resultados son increíbles. También www.screenr.com si lo que sea desea mostrar es un tutorial corto.

3. Imagenes interactivas

Este es un recurso genial! Hipervínculos y texto en imágenes. Si usted tiene una gran imagen de un diseño de proceso, usted puede añadir un enlace a otra foto, o un sitio web o un clip de vídeo o clip de audio, literalmente cualquier cosa. Es una herramienta muy útil para la creación de piezas simples con medios interactivos para complementar una historia, o para utilizarlo como una plataforma básica de la historia. En cuanto pasamos el ratón sobre una "etiqueta" que revela un vínculo a otra pieza visual, por lo general hay un colectivo "¡Ajá!" u "Ohhh", entre los participantes.

Un gran ejemplo es cuando se desea mostrar un proceso pero la gente ve solo diagramas aburridos con secuencias inintendibles, así que esta opción ayuda a que el proceso sea visualizado con ayudas sobre cada tarea por ejemplo. Una herramienta para conseguir esto es http://www.thinglink.com/

4. Diagramas visuales

No es lo mismo un diagrama aburrido y antiestético de cualquier herramienta de office (con el perdón de todos los que aman microsoft), que un diagrama que cuente una historia clara y visual para sus destinatarios, haciendo que se centren en las ideas y la conexión entre ellas. Una herramienta? http://www.simplediagrams.com/

Puedes lograr que el equipo de procesos, sea el equipo más cool y creativo de la organización!

Qué otras herramientas y estrategias usas para difundir los procesos en tu organización?




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