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Tareas clave de un Proceso de Mejora Continua

Diseñar un proceso de mejora no es fácil, ya sea en ISO 9000, ISO 12207, CMMI u otros, demandan una estrategia de mejora continua que no esté supeditada a ese par de palabras clave, colocadas intencionalmente en algunos de los contextos de la documentación organizacional, sino que estén dentro de las herramientas de gestión ejecutiva con el fin de crear un marco de gobernanza en temas de mejora e innovación.


Por esta razón, las áreas delegadas para crear dichos procesos y planes requieren de un enfoque ejecutivo con la mejora continua, con el propósito de configurar una estructura de negocio capaz de renovarse conforme a su expansión en la industria.

A continuación detallo algunas de las tareas clave que podrían hacer parte de un proceso de mejora, el cual debe ejecutarse dentro de un sistema para que su continuidad pueda ser cíclica, dichas tareas están agrupadas por pequeñas fases en las que se podría llegar a segmentar la puesta en marcha de la mejora.


Evaluar Propuestas de Mejora

Evaluar las mejoras identificadas en el Plan de Mejora, asignándoles el Impacto, y la Prioridad.
Considerar las mejoras identificadas en las Encuestas de Satisfacción.


Setear Prioridades

Analizar las mejoras identificadas en el Plan de Mejora, allí determinar las mejoras a implementar de acuerdo a:
- Cantidad de mejoras identificadas en un proceso o en un activo.
- Mejoras identificadas mayor rankeadas, de acuerdo a su impacto y prioridad.


Definir Alcance

Definir el alcance de la mejora, de acuerdo a la priorización realizada. Es decir, la cantidad y el tipo de mejoras a incluir dentro de las necesidades de la organización.


Establecer objetivos de Mejora

Identificar los objetivos que se quieren obtener con la implementación de las mejoras identificadas, a fin de satisfacer algún aspecto de la estrategia de negocio.


Planear actividades a ejecutar

Identificar las actividades claves para cumplir los objetivos de mejora, destacando las actividades propias que surgen en las tareas del grupo de Diseño de este proceso.


Diseñar Soluciones de Mejora

Definir/crear procesos, activos, rediseñar procesos actuales.
Identificar responsables, alcance y objetivos de la reingeniería de procesos y activos.


Ajustar Arquitectura de Procesos

Identificar los procesos en los que impactan las mejoras: si requieren modificación, eliminación y inclusión de nuevos procesos.


Refinar la Solución

Testear la solución realizada respecto a la eficiencia y eficacia, de la consecución de los objetivos negocio y la entrega de valor al cliente.


Comunicar Mejoras

Divulgar los cambios para lograr el entendimiento común del proceso en relación con las mejoras identificadas, alineándolas con los objetivos de negocio.


Capacitar Stakeholders

Instruir a los roles que intervienen en las mejoras de proceso, para lograr la comprensión del proceso end-to-end, buscando la relación entre las mejoras implementadas y  los objetivos estratégicos y de negocio.

Los roles que llevan a cabo éstas tareas pueden estar inmersos dentro una o más áreas, para cualquiera de los dos casos debe especificarse dentro del proceso. 

A continuación presento un proceso de ejemplo con el flujo de tareas antes descrito, donde obviamente se deben incorporar las actividades, decisiones, reglas y eventos propios de la organización, a fin de establecer el conjunto de bases para el cambio, ya que la mejora y la gestión del proceso es fundamentalmente un cambio.



Qué otras actividades consideras que deben ser tenidas en cuenta como clave al diseñar un proceso de mejora continua? 

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