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5 Errores en la Gestión por Procesos

Cuando los medios de comunicación informan sobre un hecho, noto que casi siempre basan la información en datos sin confirmar y fuentes sin conocimiento, luego presumen una hipótesis que brindan al público como noticia, pero la verdad y el contexto suelen pasar a un segundo plano por la urgencia de la primicia.

Un evento similar surge en la recopilación de información y posterior diseño de un proceso: los problemas para hacer las conexiones correctas, encontrar las fuentes clave y el sentido de urgencia, son factores que reinan cuando la falta de planificación y la carencia de una estrategia son los apoderados de una solución de proceso.

Si su organización tiene como objetivo mejorar la probabilidad de éxito mediante la mejora y la gestión de procesos, considere evitar estos cinco errores que bien pueden ser garrafales o insignificantes según el impacto en la cultura organizacional.


1. Centrarse en silos y no en procesos transversales

Lo que yo llamo burocracia en mi argot cotidiano, en procesos se denomina "silos". Se refiere a procesos hechos a medida del clima de un departamento o un área, y que cumplen con satisfacer las políticas de directores y ejecutivos pero alejados de hacer productivo el negocio desde sus funciones.
Los silos se pueden identificar cuando:
  • Cada departamento tiene "su" proceso, con "sus" políticas (SILOS)
  • Hay escasa o nula comunicación entre ellos
  • La rivalidad entre departamentos suele ser la lucha de "quién es el mejor"
  • Los objetivos no apuntan a la estrategia organizacional 
  • El cliente no es el core del proceso

2. Dejar los KPI para el final

Para lograr un objetivo debo realizar algunos baby steps (tareas) para lograrlo, y algunos de esos pasos deben buscar cierta eficiencia (KPI) que apunten a mi objetivo. Traducción: NO debo hacer flujos con miles de actividades que no crean valor, sin antes evaluar si el conjunto de éstas me aportan algún indicador crítico de rendimiento, con el fin de lograr no sólo una eficiencia frente al cliente, sino también un aporte para las futuras mejoras de dicho proceso.

3. Basar los procesos en modelos de mejora y no en los objetivos de negocio

Detrás de la mala interpretación de un modelo de mejora surge la excusa de que "si no lo hacemos, no certificamos"; los modelos de mejora son guías con buenas prácticas identificadas por expertos en procesos  de diferentes industrias, y apuntan a potencializar la eficiencia del proceso frente a las necesidades de un negocio. Sin embargo muchas áreas encargadas de procesos, tienen tan poco conocimiento de los hechos de la organización respecto a cómo se desenvuelve en el negocio, que esbozan procesos basados exclusivamente en las "exigencias del modelo", alejando de este modo toda posibilidad de rentabilizar las tareas que se ejecutan. En pocas palabras, no use un modelo de mejora como estructura de proceso

4. Determinar el proceso a partir del organigrama 

En síntesis: NO diseñe basado en la estructura organizacional. Durante la observación y análisis de roles, responsabilidades y tareas, se identifican no sólo las mejoras del proceso sino también las necesidades de autoridad y responsabilidad sobre el mismo, dándole un nuevo perfil al organigrama. Caso contrario, si se toma la estructura organizacional como base, vamos a obtener procesos basados en silos con muy pocas probabilidades de mejora. 

5. No tener una estrategia de implementación

Como todo proyecto, el análisis, diseño y mejora de procesos, deben ser planeados fundamentándose en las prioridades de la organización frente a esta necesidad. Para ello deben contar con los recursos suficientes, de manera que el equipo que estará a cargo tenga las herramientas suficientes para lograr la meta que la organización se fijó en cuanto a mejora de procesos.

Espero te haya sido útil, tienes más factores identificados que resulten ser disparates y que se deban tener en cuenta? Comenta!!!



Actualizado 25/01/2017
Publicado 09/08/2014



5 comentarios:

  1. Me gusta muchísimo tu blog, esta muy interesante gracias por compartirlo. Saludos!!

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  2. Primero el MAPA DE PROCESOS E INTERACCIONES de la organización, después el ORGANIGRAMA. Totalmente deacuerdo NICOL.

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    Respuestas
    1. Gracias por tu aporte Albert, es una pena que se haga al contrario... Pero estamos para evangelizar! Un abrazo :)

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  3. Buenos días,

    ¡Felicidades por el artículo! Me ha resultado muy interesante.
    Relacionado con el tema, les adjunto otro artículo que también me ha sido muy útil sobre la necesidad de la gestión por procesos:

    http://www.captio.net/blog/la-necesidad-de-la-gesti%C3%B3n-por-procesos

    Espero que les sirva,
    Un saludo!

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